Neodovzdanie zadanej úlohy je jednou z najčastejšie stresujúcich situácii v živote manažéra. Častokrát šéf príde na to, že mu nebola úloha odovzdaná buď vôbec, alebo neúplne až v momente, keď jej výsledky potrebuje použiť pre svoju prácu. Ak si uvedomíme, že každou neodovzdanou úlohou klesá ťažko nadobudnutá autorita šéfa, je na mieste sa na tento problém pozrieť z nadhľadu. Máloktorý manažér totiž tuší, že skutočným dôvodom nesplnenia úlohy je málokedy lenivosť alebo nezáujem zamestnanca.
Nesplnená úloha je jednou z najčastejšie sa vyskytujúcich stresových situácii takmer každého šéfa. Nehovoríme tu len o bežnej agende zamestnanca, ale skôr o úlohách, ktoré zväčša nepatria do kategórie prevádzkových opakovaných úloh, ale skôr úloh, ktoré majú niečo zaistiť, zlepšiť stav, prípadne zvrátiť nežiadúci stav, preto ich voláme strategické.
Každý šéf má mnoho úloh a zverených procesov a povedzme si úprimne, máloktorý šéf vie jednoducho a efektívne delegovať úlohy na svojich podriadených. Predsa, „kým mu to vysvetlím, čo má urobiť, to si už radšej spravím sám…“ je častá reakcia na výzvu ohľadom delegovania úloh a procesov. To je ale veľmi málo prezieravý postoj šéfa, lebo ak sa nenaučí delegovať úlohy, stane sa nakoniec brzdou svojho tímu, nakoľko nebude vedieť zdieľať rastúce množstvo úloh, úmerné rastu tímu.
A keď sa už konečne šéf, mnohokrát pritlačený množstvom úloh, odhodlá a zverí nejakú svoju úlohu alebo jej časť podriadenému, môže sa stať, že úlohu nedostane urobenú včas alebo nie v kvalite, ktorú potrebuje. V takej situácii nie je potom prekvapujúce, že sa šéf napajedí na podriadeného a má pocit, že podriadený sa na úlohu, resp. šéfa vykašľal. Ale vo väčšine prípadov to tak nie je, lebo podriadení vo väčšej miere chcú prispievať a pomáhať šéfovi tak, aby sa celému tímu na čele so šéfom, darilo. Čiže najčastejšou príčinou neskoro alebo neúplne odovzdanej úlohy je šéf. Šéf je totiž zodpovedný za to, že má alebo nemá úspešných zamestnancov.
Každý šéf si musí uvedomiť, že jeho najdôležitejšou úlohou je mať úspešných podriadených a táto úloha začína už dobrým výberom zamestnanca. Áno, budete namietať, že nie je dobrá doba na možnosť si vyberať medzi uchádzačmi, lebo ľudia teraz na trhu práce nie sú. Môžeme vás uistiť, že sú, len sú momentálne zamestnaní. Až 40% zamestnancov v súčasnosti premýšľa o zmene práce, preto je naozaj potrebné neustále propagovať vás ako výborného zamestnávateľa a neustále hľadať nových zamestnancov.
Výber nového zamestnanca
Na to, aby ten správny zamestnanec nastúpil na voľné miesto je potrebné presne vedieť koho v tíme potrebujeme. To sa týka hlavne osobnosti a až potom odbornosti adepta na voľné miesto. Technici nateraz budú protestovať, že odbornosť je dôležitejšia, lebo je množstvo vedomostí, ktoré sa naučiť trvá veľmi dlho. Technici často prichádzajú o ideálnych adeptov do ich tímov len pre príliš vysoké nároky ich na odbornosť, ktoré ale vôbec nezaručujú budúci úspech nového zamestnanca na danom mieste.
V našej praxi sa bežne stretávame s požiadavkou dvoch jazykov a vysokej školy na mieste, kde budúci zamestnanec vystačí s maturitou a základmi jedného jazyka. Dokonca častokrát by stredoškolák na danej pozícii bol omnoho úspešnejší, nakoľko má o 5 rokov viac skúseností a býva omnoho častejšie zameraný na praktické zručnosti ako jeho akademicky vzdelaní kolegovia, ktorí majú problém teoreticky zamerané vzdelanie pretaviť do praktického využitia. Napíšte si teda, ešte pred začatím výberového konania na nového kolegu, aký má nový kolega byť. Ideálne je, aby ste si vo svojej histórii našli niekoho, kto spĺňa vaše požiadavky a teda tak získali v úplnosti obraz vášho nového kolegu.
Na prijímacom pohovore je potom potrebné overiť motiváciu a zodpovednosť uchádzača, ako aj jeho predošlé nielen pracovné výsledky, ktoré sú základom toho, že v budúcnosti bude vedieť plniť nielen svoje každodenné povinnosti spojené s jeho pracovným miestom, ale aj nárazové úlohy a výzvy, ktoré nás často postretnú pri riešení neštandardných situácií.
Vždy odporúčame si overiť referencie predošlých zamestnávateľov, nakoľko sa už neraz stalo, že referencia na ktorú sa uchádzač odvolával, bola vymyslená, resp. značne upravená tak, aby sa danému uchádzačovi hodila, prípadne na mobilnom čísle údajného predošlého zamestnávateľa sedel kamarát, ktorý ochotne prisvedčil všetko, čo uchádzač napísal do C.V. Preto je potrebné si na overenie referencií na zamestnanca vypýtať nielen meno a mobilné číslo, ale aj mailovú adresu, z ktorej je jasné o akú firmu ide, čiže nie @gmail.com.
Zaučenie zamestnanca
Mnohí šéfovia sa divia, prečo ich zamestnanci nerobia to, čo oni od nich potrebujú. Namieste je ale otázka, či zamestnancovi niekto exaktne vysvetlil akú má v tíme pozíciu, prečo je pre úspešnosť tímu jeho pozícia dôležitá, ale aj to, ako má danú pozíciu vykonávať, aké postupy má pri tom používať, akými smernicami sa riadiť a najmä aký produkt, čiže výsledok jeho práce sa od neho očakáva.
Lebo ľudia vám dajú to, za čo ich platíte – ak ich platíte za prácu a hodiny strávené v práci, budú vám dávať prácu a budú sedieť v práci. Ak im ale presne vysvetlíte, pomocou manuálov a smerníc, aký produkt sa od nich očakáva a budete ich platiť za produkty, dostanete zvýšenú produkciu. A preto je dobré aj plnenie úloh sledovať, vyhodnocovať a odmeňovať, napríklad ako jednu zložku pohyblivej časti mzdy, čo samo o sebe prináša zvýšenie efektivity včas a úplne odovzdaných úloh cca o 40%.
Zadávanie úloh
Zadať úlohu písomne je omnoho prezieravejšie ako ju zadať ústne. Mnoho zamestnancov v úplnosti úlohu pochopí až po jej prečítaní v prípade, ak je zaslaná písomne nehovoriac o tom, že aj zadávateľ si musí dobre rozmyslieť ako úlohu zadefinuje tak, aby bola ľahko druhou stranou pochopená. Toto je jedným z účelov zápisov z porád, kde až pri čítaní zápisu mnohí pochopia, o čom bola debata na porade a čo sa od nich chce.
Aj po telefonickom alebo osobnom zadaní úlohy je dobré úlohy písomne zosumarizovať a zopakovať, čo sa od riešiteľa očakáva a v akom termíne. Lebo úloha, ktorá nemá zadaného riešiteľa a termín odovzdania, nie je úlohou ale zbožným želaním, lebo sa nedá kontrolovať.
Delegovanie úloh
Správne zadávanie úloh je ďalšou dôležitou súčasťou budovania autority šéfa. Možno sa pýtate, čo sa dá pokaziť na zadávaní úloh. Treba vás ubezpečiť, že všetko. Lebo tak ako sme si povedali, máloktorý zamestnanec nesplní úlohu z nedbanlivosti alebo ľahostajnosti.
Pozrime sa teda na základné chyby, ktoré sa vyskytujú pri delegovaní úloh:
1. Nie je presne definovaný výsledok (produkt) úlohy. Napríklad úloha spracovať inventúru skladu môže pre niekoho znamenať spočítať kusy tovarov a výrobkov, pre niekoho to môže znamenať porovnať skutočnosť a evidenciu stavu zásob a pre niekoho ďalšieho to môže znamenať vyčíslenie inventarizačného rozdielu. Nakoľko máme všetci rozdielne skúsenosti, vedomosti a zručnosti, vždy presne definujte, čo je výsledkom danej úlohy a komu má byť výsledok odovzdaný a vyhnete sa rozrušeniam ohľadom toho, že vaša predstava sa nezhoduje s tým, čo vám zamestnanec odovzdal, lebo on vám do hlavy nevidí.
2. Nepochopenie úlohy. Stalo sa vám, že ste zadali úlohu podriadenému zamestnancovi, spýtali sa zamestnanca, či úlohe porozumel a on vehementne pokýval hlavou, že áno a nakoniec ste úlohu nedostali odovzdanú? Málokto si uvedomuje, že je to len a len preto, že ju zamestnanec nevie splniť, resp. si nevie predstaviť ako úlohu splniť. Nevie si slona nakrájať na dostatočne malé kúsky na to, aby ho mohol zvládnuť zjesť. A tak úlohu odkladá a odkladá, všetko je dôležitejšie ako táto úloha, lebo „vie“ že mu bude dlho trvať, kým na riešenie príde. Až nakoniec príde termín plnenia úlohy a zamestnanec má kopec výhovoriek, prečo to nestihol. Ale sám pritom netuší, že to nestihol len a len preto, lebo nevedel ako na to.
Technicky zameraní ľudia majú výhodu, lebo si vedia nakresliť cestu, ako sa dostať z bodu A do bodu B a teda rozdeliť si úlohu na jednotlivé čiastkové úlohy a potrebné úkony. Preto je vždy potrebné sa pýtať zamestnanca, čo ide robiť ako prvý a čo ako druhý krok. Ak bude vedieť odpovedať je šanca, že vie úlohu vyriešiť a dodať vám jej požadovaný výsledok.
3. Nepochopenie účelu úlohy. Často sa v praxi stretávame s tým, že šéfovia nevysvetlia účel úlohy – prečo je úloha dôležitá a na čo bude následne slúžiť. Ak ale zamestnanec nerozumie účelu úlohy, tak je šanca, že jeho každodenné úlohy vyhodnotí ako dôležitejšie, lebo rozumie ich účelu a teda ich bude vykonávať ako prvoradé a nezvýši mu čas na vami zadanú úlohu, ktorej význam a zmysel nerozumejú. Hlavne vo veľkých podnikoch je časté, že sú nezmyselne a bez rozmyslu zadávané úlohy, ktoré po ich vypracovaní končia niekde v šuplíku a tak sa zamestnanci naučili ich riešiť až po urgencii, nakoľko tá naznačuje, že úloha je naozaj potrebná a vyžadovaná. Naozaj je dôležité si dať námahu a vysvetliť, prečo je pre vás ako tím, dôležité splnenie zadanej úlohy a čo vám to ako tímu prinesie.
4. Nepreverenie reálnosti splnenia úlohy. Tento problém sa týka tzv. yesmanov, čiže ľudí, ktorí nevedia povedať nie. Sú typy ľudí, ktorí zväčša nemajú príliš vysoké sebavedomie a nechajú na seba nakladať úlohy z rôznych strán, ktoré nie je v ich možnostiach a silách zvládnuť. Preto je dôležité mať v organizácii presne stanovené, kto a komu môže zadávať úlohy, aby sa eliminovali prípady, že jednému zamestnancovi zadávajú úlohy viacerí nadriadení, ktorí netušia o iných existujúcich úlohách zamestnanca. Vždy odporúčame pred zadaním úlohy overiť si u zamestnanca, dokedy má čo zvládnuť a zamyslieť sa nad tým, či je v jeho možnostiach k už zadaným úlohám pridať ďalšiu.
S touto problematikou súvisí aj reálnosť zadaných termínov na odovzdanie úloh. Nie každý sa zamyslí nad možnosťou koordinácie s ostatnými zadávateľmi úloh danému podriadenému a možnosťou posunutia termínov odovzdania iných zadaných úloh tak, aby všetky zadané úlohy boli odovzdané v takých termínoch, ktoré sú akceptovateľné a zároveň nebol zamestnanec vystavený zbytočnému stresu z nesplnenia zadaných úloh.
Kontrola úloh
Vzhľadom na to, že každá zadaná, ale neodovzdaná úloha znižuje ťažko vybudovanú autoritu nadriadeného je potrebné si nájsť systém kontroly a sledovania stavu zadaných úloh a systematicky ho dodržiavať. Osvedčilo sa mať všetky zadané strategické úlohy na jednom mieste a mať zároveň definované, kto a komu môže tieto strategické úlohy. Ale mať systém bez funkčnej kontroly je zbytočné – lebo cca len 40% zamestnancov odovzdá úlohu aj v prípade, že nie je funkčný systém ich kontrol.
Odporúčame mať tzv. Task managera, ktorý na dennej báze kontroluje a zapisuje stav zadaných úloh a dostatočne dopredu informuje riešiteľov o blížiacom sa termíne. Častokrát túto funkciu zastáva asistentka šéfa, ktorá raz týždenne, zväčša pred poradou, zasiela sumarizáciu šéfovi, ktorý potom v rámci porady zisťuje stav a rozpracovanosť u dlhodobých úloh, prípadne skutočnú príčinu nedodanej alebo neúplne dodanej úlohy. Task manager by nemal byť ten zlý kolega, ktorý naháňa pre šéfa úlohy, ale ten dobrý kolega, ktorý upozorňuje svojich kolegov, že sa blíži termín ich plnenia, aby na ne v množstve iných úloh nezabudli a prípadne mali v dostatočnom predstihu možnosť požiadať šéfa o pomoc, prípadne posunutie termínu.
Aj vzhľadom na hore uvedené informácie odporúčame zadávať úlohy s dostatočným predstihom tak, aby šéf mohol prípadne nie úplne dokončenú úlohu čas vrátiť na dopracovanie, alebo v opodstatnených prípadoch mierne posunúť termín odovzdania úlohy tak, aby nebol ohrozený cieľ, s akým bola strategická úloha zadaná.
Zhrnutie
Na záver teda odporúčame zadávať úlohy písomne, s kópiou na Task managera, ktorý úlohu vloží do evidencie zadaných úloh a ktorý bude pre vás sledovať stav úloh a dodržanie ich termínov. Zároveň je potrebné sa zamyslieť nad tým, či je zadaná úloha jasná, riešiteľ ju vie naozaj vyriešiť, je presne definovaný výsledok a terminál, ktorému má byť odovzdaný v presne stanovenom termíne. A ak sa vám stane, že zistíte, že ste úlohu nedostali včas alebo úplne odovzdanú, zamyslite sa, kde ste ako šéf spravili chybu. A ak ste naozaj nespravili chybu je na zamyslenie, či máte správneho človeka na palube svojho lietadla, ktoré letí k vášmu cieľu.