Čo je najcennejšie na firme? Sú firemné smernice potrebné? Ako napísať dobré smernice?
Vieme, ako to býva v menších firmách – každý robí, čo vie, čo najviac horí a čo sa mu dostane pod ruky. Proste všetci robia všetko a častokrát nikto nič poriadne. A ak sa niečo nepodarí, nik zo zamestnancov necíti za to zodpovednosť.
Jediným rozumným a efektívnym spôsobom práce je presne rozdeliť všetky procesy vo firme medzi zamestnancov, presne stanoviť, ako sa budú merať, čiže ako zistíme, že zamestnanec dosiahol to, za čo je platený a spracovať smernice o jednotlivých procesoch. Ak spisujete všetky svoje dobré aj zlé skúsenosti zo života firmy a ukladáte ich do archívu, sú to nadovšetko cenné informácie, ktoré oceníte nielen vtedy, keď vám odíde kľúčový zamestnanec firmy, ale aj pri zaučení nového zamestnanca. Je to poklad, zlato vašej firmy, čiže vaše know-how.
Slovo smernica nie je veľmi obľúbené a v mnohých evokuje byrokraciu a neslobodu. My smernicou nazývame akýkoľvek dokument, ktorý popisuje postup, príp. proces. Čiže môže ísť o jednoduchý návod, ktorý krok po kroku popisuje ako čo najjednoduchšie robiť danú činnosť/prácu.
Akonáhle sa firma po jej založení trochu stabilizuje, je potrebné začať spisovať jednoduché smernice a jednotlivé postupy práce. Postupy píšte jednoducho, heslovite, s jednotlivými príkladmi, kedy a prečo sa daný postup použil a prečo sa v inom prípade použil iný.
Takáto smernica sa musí čítať ľahko a musí čitateľa vtiahnuť tak, aby jej jednoducho a rýchlo porozumel. Nesmie preto obsahovať veľa nezrozumiteľných slov, ktoré uvedú čitateľa do spánku ako pri čítaní väčšiny príručiek kvality, kedy pri jej dočítaní zväčša nie ste schopní povedať, čo mala za účel dosiahnuť a čo chcel jej autor prezentovať.
Takto spísané know-how firmy sa stane jednoduchým a poučným zaškolovacím materiálom pre nováčikov vo firme a zároveň aj výborným nástrojom na zlepšovanie a zefektívňovanie procesov a tým celej firmy. Preto by bolo veľmi krátkozraké tento nástroj plne nevyužiť.